Örgütsel görevler
Ekipman ve araçlar
Uzun dönemli hazırlık
Düşünülmesi gereken bazı şeyler:
Katılımcıların internete erişmesi gerekecek mi? Erişim gereksinimlerinin (örneğin, misafir hesabı ayrıntılarının sağlanması) önceden düşünüldüğünden emin olun. Mekanda yeterli elektrik prizi olup olmadığını kontrol edin. Teknik desteğin sağlanıp sağlanmadığını önceden mekan sahibi/sorumlusu ile konuştuğunuzdan emin olun. Etkinliği kaydetmeyi planlıyorsanız, uygun/doğru ekipmana sahip olduğunuzdan ve katılımcıların kayıt altına alınacaklarının farkında olduğundan (ve bunu onayladıklarından) emin olun. Herhangi bir eğitim çıktıyı nasıl lisanslayacağınız hakkında düşünün: Resimlere, videolara ve eğitim materyallerine bir CC lisansı mı uygulayacaksınız? Bu yazarlar için uygun mu?
Etkinlikten kısa süre önce
Tüm ekipman, araç ve materyallerinizin tam olarak çalışır durumda olduğundan emin olmak, eğitim sırasında utandıracak aksaklıklardan kaçınmanıza yardımcı olabilir. Dizüstü bilgisayarınızın ya da materyallerinizin olduğu cihazın, mekandaki teknolojik araçlar/malzemeler ile uyumlu olduğundan emin olun. Konuk eğitimcilerden sunumlarını önceden isteyin ve tümünü aynı dizüstü bilgisayara kaydedin. Bu, bir konuşmacıdan diğerine geçisi kolaylaştıracaktır. Gerekli adapotörleri ya da ara kabloları getirdiğinizden emin olun. İnternet gücünü ve elektrik prizlerinin yanı sıra hoparlör ve projektörlerin çalışıp çalışmadığını ve dosya formatlarının desteklenip desteklenmediğini önceden kontrol edin. Teknik konularla ilgili acil bir iletişim kişisi olduğundan emin olun.
Herhangi bir kağıt broşürü önceden bastırdığınızdan ve bunların etrafa dağıtmak için yeterli olduğundan emin olun. Çok fazla materyal dağıtmayı planlıyorsanız, düzenlemeye yardımcı olması için dosyalar ve klasörler temin edebilirsiniz. Ya da tüm materyallerinizi, etkinlik web sayfası aracılığıyla eletronik ortamda erişilebilir hale getirin.
Çeşitli araçlar kullanmak, farklı öğrenme stillerine sahip bir katılımcı kitlesinin ilgisini çekmeye yardımcı olabilir. Herhangi bir öğretim yardımcısını önceden hazırlamalısınız (örneğin, kağıt panosu, pratik alıştırmalar, oyunlar). Bloknotlar, post-itler, kalemler ve raptiyeler getirin. Katılımcılar bilgisayar temelli başka materyallere ihtiyaç duyarsa, bunların iyi organize edildiğinden ve önceden hazırlandığından emin olun.
Etkinlik esnasında
Ekipmanınız arızalanırsa panik yapmayın. BT desteği isteyin ve sorunu katılımcılara açıklayın. Birçok insan bunu anlayacaktır. Size saatler gibi gelen şey, sadece birkaç dakikalık kayıp zamandır. Ekipman hala çalışmıyorsa, örneğin kağıt panosunu kullanarak çevrimdışı çalışmalar yapmayı deneyin. Ekipman sizin için olmazsa olmaz ise ve sadece küçük bir katılımcı grubu söz konuysa, etkinliği yeniden programlamayı önerin.
Duyurma ve tanıtım stratejisi
Etkinlikten uzun süre önce
Güçlü bir tanıtım ve iletişim stratejisi geliştirmek, katılımı artırmanın yanı sıra size mesajlarınızı/iletilerinizi nasıl geliştirip düzelteceğinizi öğretmek için esastır.
Eğitiminizin nasıl bir ismi olacağını düşünün. Çerçevelemenizi ve ileti sisteminizi düşünün. Başvurabileceğiniz ortak değerler nelerdir? Örneğin, bir "Açık Bilim çalıştayı" mı yoksa "Nasıl yayın yapılır?" konusu üzerine bir çalıştay mı yapacaksınız? Katılımcıları toplantı odasına nasıl alacaksınız? Unutmayın, eğitim tek yönlü değildir ve bir ağ oluşturma fırsatı olarak çerçevelenerek teşvik edilebilir. Örneğin, enstitülerden, lisansüstü eğitim veren okullardan, destek personeli eğitimlerinden, değer belirleme merkezleri (valorization center) vb. yerlerden bazı ortaklar bulabilirsiniz.
Elektronik ortamı da elektronik olmayan ortamı da kullanabilirisiniz. Kurumsal e-posta listelerini ve sosyal medyayı (örneğin, Twitter, Facebook, blog) kullanın. Bu etkinlik için özel sosyal medya hesaplarınız olacak mı? Onlarda ne tür içerik paylaşacaksınız? İlgili görüntü ve logolar üzerine düşünün. Birden çok etkinlik yapmayı düşünüyorsanız bu daha da önemlidir. Etkinlik kurumsal bir organizasyonun sponsorluğunda ya da ortaklığında yapılacaksa (örneğin, kütüphane, belli bir okul/bölüm), bu durumda söz konusu organizasyonun hesaplarını kullanmak isteyebilirsiniz. Bunun, başka birinin paylaşım yapmasını gerektirebileceğini aklınızda bulundurun. Bu önerilerin birçoğu, kurumsal onay ve ek bütçe desteği gerektirebilir - bu seçenekleri mümkün olan en kısa sürede araştırmaya başlayın.
Kurumunuzda el ilanları (flyers) veya posterleri dağıtıp dağıtamayacağınızı öğrenin. Poster tasarlayacak mısınız? Ne tür logolar, görüntüler, metinler ve bilgilere yer vermeniz gerekiyor? Önceden tanımlanmış hedefleri (beceriler ve bilgi) açıkça ilettiğinizden emin olun. İlgili kuruluşlardan tanıtım konusunda yardım isteyin. İlgili medya ile bağlantı kurun, bir basın açıklaması hazırlayın.Mevcut iletişim kanallarını kullanın, örneğin, üniversite kütüphanesinde konu kütüphanecilerinden etkinliği akademik topluluklara duyurmalarını isteyebilirsiniz.
Etkinlikten kısa süre önce
Sosyal medya üzerinden ve e-posta listelerinden bir hatırlatma gönderin. Katılımcıların eğitimin yapılacağı salonu bulabilecekleri yönlendirmeler yapın.
Etkinlik esnasında
Web sitesinde ve sosyal medyada etkinlikten resimler ve kısa videolar yayınlayın. Katılımcıları eğitim için belirlenen hashtag ile ilgili bilgilendirin ve etkinlik esnasında en az bir tweet/mesaj göndermelerini isteyin. Gelecek etkinliklerin reklamı için katılım nedenlerini toplayın.
Kayıt
Etkinlikten uzun süre önce
Eventbrite veya Event Smart gibi (ücretsiz etkinlikler için ücretsiz, ancak aşağıdaki durumlarda ücretler içerebilen) bir hizmeti kullanarak bir etkinlik kaydı oluşturun ya da Google Formlar gibi bir şey kullanarak temel bilgileri toplayın. Daha küçük etkinliklerde e-posta yoluyla kayıt seçeneği de kullanılabilir. Ancak, katılımcılar kayıt olduğunda onay e-postası göndermeyi ve etkinlikten önce bir hatırlatma e-postası göndermeyi atlamayın.
Talep etmek istediğiniz / talep etmeniz gereken katılım ücretini düşünün (bütçeye bakın). Öğrencilerin alabileceği kredileri düşünün. Sertifika gerekli mi ("Katılım Sertifikası" başlıklı kısma bakınız)?
Topladığınız bilgiler konusunda duyarlı ve şeffaf olun. Cinsiyet, yaş ya da uyruk gibi birşey sormanız gerekiyorsa, bunun her zaman düşündüğünüz kadar basit olmadığını hesaba katın - her zaman boş bir alan seçeneği sunun. Lütfen Mrs. (Evli Kadınlar için kullanılır) ve Ms. (Evli ya da bekar farketmeksizin kadınlar için kullanılır) arasındaki ayrımı kullanmayın.
Katılımcıların konu ile ilgili halihazırda bildiklerini (ön bilgilerini) ölçmek için kısa bir anket yapabilirsiniz. Bu size eğitim materyalini hazırlamanızda yardımcı olur. Hangi verilerin paylaşılacağını/tutulacağını ve nedenini netleştirin. Katılımcılara her zaman cevap vermeme seçeneğini sunun ve arşivlediğiniz tüm bilgileri güvenli bir şekilde saklayın. Bir haber bülteni için veya iletişimde kalmak için ilgilenen katılımcılardan bir liste oluşturmayı düşünün, ancak veri korumanın farkında olun (AB Genel Veri Koruma Yönetmeliği (Yönetmelik (AB) 2016/679) - EU General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679)) gibi).
Etkinlikten kısa süre önce
Katılımcı hacmine bağlı olarak, ilgili personeli olan ayrı bir kayıt masası sağlayın. Personelin katılımcı listesi dahil olmak üzere gerekli tüm bilgilere sahip olduğundan emin olun ve isimliklerle ve katılım sertifikalarıyla ilgilenmelerini sağlayın.
Eğer ayrı bir kayıt masası yoksa, elinizin altında bulunması gereken bilgileri içeren bir doküman hazırlayın (şunları düşünün: toplu taşıma, acil numaralar, sertifika talepleri, etkinlik esnasında güvenlik vb.).
Etkinlik esnasında
Katılımcılardan iletişim bilgilerini yeniden kullanmak veya paylaşmak ya da fotoğraf çekip yayınlamak için onay formu aldınız mı? Tüm katılımcılar katılımcı listesini imzaladı mı?
İletişim
Etkinlikten uzun süre önce
Katılımcılara, misafir ve açış konuşmacılarına resmi davetiyeler hazırlayıp, gönderin.
Eğitim etkinliği için GitHub sayfalarını kullanarak ya da kurumsal web sitesi üzerinde bir web sayfası oluşturun.
Tüm önemli kaynakların görünür ve ihtiyaç halinde erişilebilir olduğından emin olun. Katılımcıların alıştırmalar için araştırma çıktıları (örneğin, makaleler, kodlar, veriler) getirmelerini isterseniz, hazırlanmaya zaman kalacak kadar önceden bilgilendirin (ve bunu isteğe bağlı yapmayı düşünün).
Etkinlikten kısa süre önce
Gereksinimler konusunda hedef kitlenizi önceden bilgilendirin.
Dizüstü bilgisayar ya da diğer çalışma materyalleri getirmelerine gerek olup olmadığı konusunda bilgi verin.
Yazılım veya programlama becerileri için gereken tüm ön koşulların önceden iletildiğinden emin olun.
En baştan başlamak zorunda kalmamak için bağlama uygun temel okuma materyalleri sağlayın.
Mümkünse, katılımcılara etkinlikten bir ya da iki gün önce hatırlatma e-postası gönderin (aldığınız kayıt hizmetine güveniyorsanız bu gerekli olmayabilir).
Katılımcılara eğitim mekanının ulaşılabilirliği ve erişilebilirliği ile ilgili hatırlatma yapın. Otopark ve toplu taşıma seçenkeleri ile ilgili ayrıntılı bilgileri gönderin.
Etkinlik esnasında
Etkinliğinizin başlangıcında temizlik için biraz zaman ayırın. Hashtag'leri ve WiFi şifrelerini yazın.
Yiyecek/içecek hizmeti
Etkinlikten uzun süre önce
Hangi yiyecek/içecekleri sağlamanız gerekecek veya bunları katılımcıların kendilerin mi getirmesi gerekecek? Eğer yiyecek/içecek sağlıyorsanız, fon bulmanız ya da kayıt için ücret talep etmeniz gerekebilir.
Gerekiyorsa, kayıt esnasında katılımcıların diyet gereksinimleri ile ilgili önceden bilgi alabilirsiniz - ancak bunun sizin için işleri çok karmaşık hale getirebileceğini de dikkate alın. Bazen yemek şirketinden yeterli çeşit (vejetaryen, vegan, glutensiz vb.) sağlamasını istemek ve kayıt formlarına eğer varsa katılımcıların (intoleranslar ve alerjiler gibi) belirli durumları/taleplerini belirtebilecekleri boş bir alan eklemek daha iyidir.
Etkinlikten kısa süre önce
Etkinlik mekanını kontrol edin ve yiyecek/içecek şirketini ne zaman ve nereye teslimat yapılacağı konusunda bilgilendirin.
Etkinlik esnasında
Yiyecek/içecek servisinin gelmemesine, yanlış öğle yemeği verilmesine ya da birşeylerin unutulma ihtimaline karşlılık yiyecek/içecek şirketinin iletişim bilgilerine sahip olduğunuzdan emin olun.
Davranış kuralları (Code of Conduct)
Etkinlikten uzun süre önce
Çalıştayınızın eğitmenler ve katılımcılar için samimi, kapsayıcı ve saygılı bir ortam olmasını sağlamaya yardımcı olmak için etkinliğiniz için etkili Davranış Kuralları (Code of Conduct - CoC) belirleyin veya oluşturun. Davranış Kurallarının katılımcılara önceden iletildiğinden emin olun—etkinlik web sitenize (bkz. görev 2) ve etkinlik yerine görünür olacak şekilde yerleştirmenizi öneririz. Kayıt esnasında katılımcılardan Davranış Kurallarını gözden geçirmeleri ve kabul etmeleri istenmelidir. Davranış Kurallarınıza, ihlalin açık sonuçları dahil edilmelidir (örneğin, çalıştaydan çıkarılma). İhlaller için raporlama sürecinin etkinlik öncesinde ve etkinlik esnasında açıkça iletildiğinden ve Davranış Kuralları raporlamaları için en az bir iletişim kişisinin belirlendiğinden emin olun. Ödünç alabileceğiniz ya da uyarlayabileceğiniz örnekler:
Etkinlikten kısa süre önce
Davranış Kurallarının etkinlik web sitesinden (eğer mevcutsa) kolayca erişilebilir ve görünür olduğundan emin olun; etkinliğinizin bir web sitesi yoksa, Davranış Kurallarını basılı olarak çoğaltıp, katılımcılara dağıtın.
Etkinlik esnasında
Katılımcılar için Davranış Kuralları ihlallerini bildirebilecekleri güvenli bir alan olduğundan emin olun. Yaptırımları iletin ve herhangi bir ihlal olursa takip edin.
Katılım sertifikası
Etkinlikten uzun süre önce
Bir şablon hazırlayın ve kayıtları kimin tutacağını ya da kayıt sürecini kimin izleyeceğini belirleyin.
Etkinlikten kısa süre önce
Etkinliğin ve düzenleyicinin logolarını ve gerektiğinde elektronik olarak dağıtılabilecek etkinlik bilgilerini içeren jenerik bir katılım sertifikası hazırlayın.
Etkinlik esnasında
Katılımcılara katılım sertifikasına ihtiyaçları olup olmadığını sorun.
İmza kağıdı gerekiyorsa, gün içinde kontrol ettiğinizden emin olun ve kayıt esnasında doldurulmasını isteyin.
Yönlendirmeler
Etkinlikten uzun süre önce
Katılımcıların aradıkları yeri kolayca bulmalarına yardımcı olmak için etkinlik mekanını kontrol edin ve yönlendirme yapılacak noktaları belirleyin.
Etkinlikten hemen önce
Yönlendirmeleri tasarlayın, çıktısını alın ve yerlerine yerleştirip, kayıt masasına faydalı olabilecek bilgileri bırakın.
Etkinlik esnasında
Yönlendirmeleri etkinlik sonrasında kaldırın.
Sosyal medya ve notlar
Etkinlikten uzun süre önce
Sosyal medya etkinliklerinizi planlayın, diğer departmanlardan ve/veya ortak kuruluşlardan bilgi paylaşımı için yardım isteyin.
Etkinlikten hemen önce
Notlarınızı hazırlayın (Google Dokümanlar ya da Etherpad vb. kullanarak). Sosyal medyada duyurular yapın.
Etkinlik esnasında
Katılımcılarınıza videoya çekilmek, fotoğraflanmak ve sosyal medyada görünmenin onlar için uygun olup olmadığını sorun. Büyük bir kitle söz konusuysa, görünmek istemeyenlere çıkartma dağıtmayı düşünebilirsiniz.
Not almadan ve sosyal medyadan sorumlu kişileri belirleyin. Dikkat kaybına karşılık mola amaçlı olarak bu kişileri rotasyona tabii tutun.