Eğitim etkinliğinin temelleri

Format

Ne tür etkinlik düzenleyeceğinize karar vermeniz eğitimin ilk önemli adımıdır. Dikkate alınması gereken bazı noktalar:

• Eğitimin formatı: çevrimiçi çalıştay, seminer, ders, çevrimiçi eğitim ya da çevrimiçi ve yüz yüze karışık eğitim?

• Katılımcı, resmi, bağımsız mı olacak?

• Etkinlik mevcut müfredat ile bütünleştirilebilir mi?

• Dışarıdan başka uzmanları davet etmeniz gerekiyor mu? Bunun için gereklilikler neler (örneğin, fonlama)?

• Eğitim bir zorunluluk mu yoksa katılımcıların katılıp katılmamayı seçebildikleri türde mi?

• Katılımcılar eğitim için herhangi bir akreditasyon alacak mı?

• Bu format için ne tür bir mekana ihtiyacınız var?

Mümkün eğitim türleri ve özellikleri ile ilgili size başlangıç rehberliği sağlaması için aşağıdaki öneriler tablosunu inceleyin.

Katılımcılar, davetli konuşmacılar ve partnerler

Etkinliğe katılmadan önce hedef kitlenizi tanımladığınızdan ve onların ihtiyaçlarının farkında olduğunuzdan emin olun. Hedef kitlenizi, hedef kitlenin büyüklüğünü ve (misafir) eğitmenlerin sayısını veya yetkinliğini göz önünde bulundurun.

Başkalarıyla işbirliği yapmak

Bazı eğitimler birden fazla eğitmen gerektirir. Kurumunuzdaki meslektaşlarınızdan ya da hizmet birimlerinden destek almaya çalışın. Kurumsal desteği belirleyin (örneğin, fonlama, oda(lar), çalışma saati) ve bunlar için karar vericilere ulaşın - örneğin, kayıt için yardım isteyebilir, ya da duyurular için baskı servisi ya da iletişim departmanı ile iletişim kurabilirsiniz. Gönüllülerin tüm faaliyetler hakkında yeterince bilgilendirildiğinden ve etkinliğin amaçları ve uygulanabilirliği hakkında bilgi sahibi olduğundan emin olun. Onları katılımcıların katılımını teşvik etmenin önemi konusunda bilgilendirin. Eğer bütçe izin verirse, bazı hizmetleri dışarıdan da temin edebilirsiniz.

Kaynakları birleştirmek ve diğer proje veya programlarla etkiyi/işbirliğini artırmak için kurumunuzdaki veya farklı yerel kurumlardaki diğer departmanlarla ortaklık kurmayı düşünün. Bunlar herhangi bir etkinliği önermeden ya da duyurmadan önce üzerinde çalışılması gereken kilit noktalardır. Bunları çözmek etkinliğin sizin ve katılımcılarınız için sorunsuz geçmesini sağlar. Ayrıca, etkinliğinizi bilinen bir konferansa ya da yerel/uluslararası bir etkinliğe entegre etmeyi de düşünebilirsiniz.

Etkinlik ile ilgili yardımı dokunabilecek diğer eğitimcileri ya da uzmanları/konuk konuşmacıları belirleyin. İdeal olarak, bunlar kurumunuzdaki ya da yerel başka kurumlardaki diğer açık bilim savunucuları olacaktır, ancak (seyahat için finansal desteğe ihtiyacı olabilecek) yerel olmayan uygun eğitmenler bulmanız gerekebilir. Farklı düzeylerde temsiliyeti sağlamaya çalışın (aşağıdaki "Temsiliyet" başlıklı kısmı inceleyin). The Carpentries'e göre, 40 kişilik bir çalıştay için, herhangi bir sorunu sürekli olarak izleyecek her 5 katılımcı için bir yardımcı da dahil olmak üzere, değişimli olarak konuşan ve öğrencilere sorunları ile ilgili destek olan en az iki (ve muhtemelen üç) kişiye ihtiyaç vardır.

Temsiliyet

Kapsayıcı bir ortamın sağlanması, herhangi bir başarılı eğitim etkinliği için önemlidir. Programınızın her bileşeninin bir dizi arka plan bilgiye dayandığından emin olun. Düzenleme ekibiniz, konuşmacılar ve eğitimciler cinsiyet kimlikleri, farklı disiplinler, yeterince temsil edilmeyen gruplar, farklı ırksal arka planlar ve (etkinliğinizi yerel olmayan katılımcılara açmayı düşünüyorsanız) coğrafi bölgeler bağlamında temsiliyeti sağlamalıdır.

Yeterince temsil edilmeyen gruplardan eğitimcileri ve konuşmacıları aktif olarak davet edin. Onlarla, özel hedef ve ihtiyaçları hakkında konuştuğunuzdan emin olun ve etkinliğin planlanmasında bunlara yer verin. Eğitimcilerle ilgili daha fazla bilgi edinmek için "Öğrenme ve Eğitim Üzerine" başlıklı bölümün Eğitmenle ilgili beklentiler adlı kısmına bakın. Farklı etnik kökenler, cinsiyet kimlikleri, disiplinler ve coğrafi bölgelerden katılımcılar için yer ayrıldığından emin olun (bkz. Kapsayıcı katılım/etkileşim. Çalıştayınızı nasıl daha kapsayıcı ve davetkar hale getirebileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için, bkz. SPARC - Konferans Planlama Kontrol Listesi.

Mekan

Yüz yüze bir eğitim düzenlemeden önce mekanla ilgili birkaç şeyi de göz önünde bulundurun. Birçok engeli önlemenize yardımcı olabilir:

Mekana katılımcılar tarafından kolaylıkla ulaşılabilmelidir. Mekanın asansör erişimi, erişileblir girişleri, rampaların yanısıra açık ve okunaklı yönlendirmeleri olmalıdır. Mekana toplu taşıma ya da araba (park alanları) ile kolay erişim sağlandığından ve tren istasyonlarından ya da hava alanından çok uzak olmadığından emin olun. Bir çalıştayın nasıl erişilebilir kılınabileceğine dair bir kontrol listesi için, bkz. Erişilebilir Toplantılar için Araç Kutusu - Amerikan Barolar Birliği ve SPARC - Konferans Planlama Kontrol Listesi. Katılımcılarınızı karşılayacağınız ve katılımcıların dolaşıp sosyalleşebilecekleri bir alan yaratın. Yiyecek/içecek servisi için ayrı bir alan olmalı. Ayrıca, mekanın hamile/anne odası (maternity room), mescit ve cinsiyet ayrımı gözetmeyen bir tuvalet sunup sunmadığını kontrol edin.

Eğitim salonu yeterli donanıma sahip olmalıdır ("Ekipman ve ortam" başlıklı kısma bakın). Salonda herbir katılımcı için yeterli WiFi ve güç erişimi (muhtemelen çoklu prizler/uzatma kabloları aracılığıyla) olmalıdır. Gereksinimlerinize göre mobilyaların yeniden düzenlenip düzenlenemeyeceğini kontrol edin. Sunum yapacak kişinin durmak için yüksek (veya yükseltilebilir) bir masaya ve (kayıt ve/veya erişilebilirlik için) bir mikrofona ihtiyacı olacaktır. Katılımcı soruları için ek bir mikrofon erişilebilirliğe yardımcı olur.

Zamanlama

Etkinliğin uzunluğu, vermek istediğiniz eğitimin içeriğine ve derinliğine bağlıdır. Herbir bileşenin ne kadar zaman alacağına dair bir tahmininiz olmalı. Kaynaştırıcılar (ice-breakers) ve giriş de dahil olmak üzere bir gündem ve zaman çizelgesi oluşturduğunuzdan emin olun. Öğle yemeği ve kahve araları için yeterli zaman ayırın. Başlangıç ve bitiş zamanlarınız makul olsun (bkz. Eğitime başlamak).

Etkinliğinizi planlamadan önce, insanların katılımını engelleyebilecek ya da teşvik edecek durumları düşünün ve etkinlik için uygun bir tarih ve zaman seçmeye çalışın. Resmi tatiller, dini bayramlar veya benzer etkinliklerle çakışmamasına dikkat edin. Etkinliğiniz bir üniversitede düzenleniyorsa, sınıf programlarını dikkate alın. Daha fazla dikkat çekmek, katılımı artırmak ve başka etkinliğe katılan bir konuşmacıyı çekme şansına sahip olmak için eğitim oturumunuza daha büyük bir konferans ya da toplantıda yer vermeyi düşünebilirsiniz. Aile dostu bir çalıştay akşamları ve haftasonlarını doldurmaktan kaçınmalı, çocuk bakımı ve çocuk bakımı sponsorluğu sağlamalı ve emziren anneler için alanlar sunmalıdır.

Bütçe

Etkinliğinizi yapmanıza yardımcı olması, mekan gibi şeylere para ödemek (ev sahibi kurum bunu ücretsiz sağlayamıyor ya da sağlayamayacaksa), yerel olmayan eğitimcilere/uzmanlara seyahat desteği vermek, ikramlar, malzemeler (örneğin, rozetler, USB sürücüler) ve promosyon ürünleri için finansal desteğe ihtiyaç duyabilirsiniz. Çoğu türdeki eğitim malzeme ve ekipman için en azından biraz paraya ihtiyaç duyacaktır. Ayrıca, bir etkinliği yaparken insan kaynaklarıyla ilgili maliyetlerin genellikle en yüksek maliyetler olduğunu unutmayın. Genellikle bütçelendirilmeyen, personelin materyalleri ve içeriği hazırlaması için gereken zamanı belirlemek de iyi olur.

Eğitiminiz için bir bütçe yaratmanın farklı yollarını düşünün. Mümkünse, kurumunuzdan fon talep edin. Aksi takdirde, katılımcılardan ücret talep etmeniz ya da burs ve diğer fon sağlama yollarını araştırmanız gerekebilir.

Ücret

Fonların ya da ücretlerin toplanması ve yönetimi zor olabilir. Eğer bunu yapmayı planlıyorsanız, mevcut çevrimiçi bir kayıt servisini (örneğin, Eventbrite, Event Smart) ya da kurumunuzun konferans/etkinlik servisini kullanmayı düşünmelisiniz. Ücretler etkinliğin erişilebilirliğini etkilese de, uygun bir kayıt ücreti almak (örneğin, 20–40 $ ya da 15–30 €) kayıt yaptıranları fiilen katılmaya teşvik eder—Software Carpentry, bunun, kayıt yaptırdığı halde gelmeyenlerin oranını üçte birden neredeyse %5'e düşürdüğünü bulmuştur (Wilson 2016).

Herhangi bir ücret talep etmeyi planlıyorsanız, kurumunuzun finans ekibiyle bunun nasıl en uygun olacağını netleştirmeniz iyi olur. Bazı durumlarda, bu gibi şeyleri ayarlamak için harcanan zaman/çaba -özellikle uygun bir kayıt ücreti tahsil ediliyorsa- ücretlendirmenin değerinden daha pahalıya patlayabilir. Kurumunuzun muhtemelen uygulanması gereken belirli finansal süreçleri ve bütçe kodları olacaktır, bu nedenle en iyi yaklaşımın ne olduğunu görmek için onlarla önceden konuşun. Bu Eventbrite gibi dış kaynaklı servisler kullanıldığında dahi geçerlidir (gelirinizin kurumunuza gelebilmesi için kurumsal bir bütçe merkezine ihtiyacınız olacak).

Bir ücret alıyorsanız, ödeme yapamayacak veya burs bulamayanlar için talep üzerine bu ücretten feragat etmeyi düşünün. Kendi kendine fonlama anlamında en fazla engelle karşılaşan gruplara burs tahsisinde öncelik verilmelidir.

Fonlama

Bir kaç farklı kaynaktan fon alabilirsiniz: ev sahibi kurum, şirketler gibi dış sponsorlar, öğretim üyesinin/sorumlu araştırmacının hibeleri için bütçelenmiş fonlar ya da kayıt ücretleri yoluyla. Etkinliğinize sponsor olabilecek herhangi bir iç kaynak veya ilgili yerel kuruluşlar olup olmadığını kontrol edin. Potansiyel bir ortak bulduysanız, fonlama koşullarını gözden geçirin. Etkinlik web sitenizde ya da etkinlik esnasında tanıtım/reklam yapmak gerekebilir.

Daha büyük etkinlikler için farklı sponsorluk düzeylerini (bronz, gümüş, altın) dikkate alın. Etkinliği birlikte düzenleyebileceğiniz ve masrafları paylaşabileceğiniz diğer proje ve programlara da bakmak isteyebilirsiniz.